Softskill Manajemen Proyek dan Resiko (Tugas 2)
Fungsi Manajamen
Sebelum
masuk tentang pembahasan Fungsi Manajemen, mari kita lihat pembahsan tentang
definisi Manajemen itu terlebih dahulu.
I.
Definisi Manajemen
Manajemen merupakan sebuah proses
terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan
untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan
aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah
ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu. Agar
proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta struktur organisasi
yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktifitasnya haruslah
berorientasi pada pencapaian sasaran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai
wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide manajemen. Jadi dapat dikatakan bahwa
manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat satu
sama lainnya.
II.
Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen menurut para ahli yang satu dengan
yang lainnya secara umum memiliki banyak kesamaan. Fungsi manajemen menurut
Henry Fayol dan GR Terry menyebutkan ada 4 fungsi yang utama dari sebuah
manajemen, Perencanaan - Pengorganisasian - Pengarahan - Pengendalian. Fungsi
Manajemen terdiri atas 4 fungsi yang utama, yaitu :
A.
Planning
( fungsi perencanaan )
B.
Organizing
( fungsi pengorganisasian )
C.
Directing
( pengarahan )
D.
Controlling
( pengendalian )
A.
Planning (Fungsi Perencanaan)
Planning adalah bagaimana perusahaan
menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun rencana strategi
bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. Manajer dalam fungsi perencanaan
harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan
karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam
perusahaan kedepannya.
Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak
akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.
Ø
Kegiatan
Fungsi Perencanaan
Ada beberapa aktivitas dalam fungsi
perencanaan
Menetapkan arah tujuan dan target bisnis
Menyusun strategi untuk mencapai tujuan
tersebut
Menentukan sumber daya yang dibutuhkan
Menetapkan standar kesuksesan dalam
upaya mencapai tujuan
Ø
Pembagian
Perencanaan
Perencanaan dari sudut pandang jenjang
manajemen bisa dibagi kedalam beberapa jenjang:
·
Top Level Planning (Perencanaan Jenjang
Atas)
Perencanaan dalam jenjang ini bersifat
strategis.
Jenjang atas ini memberikan petunjuk
umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola
penyelesaian dan sifatnya menyeluruh.Top level planning menekankan tujuan
jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung jawab manajemen
puncak.
·
Middle Level Planning (Perencanaan
Jenjang Menengah)
Jenjang perencanaan menengah sifatnya
lebih administratif
Jenjang menengah menyiapkan cara-cara
yang akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan
dijalankan.
Tanggung jawab perencanaan middle level
berada pada manajemen menengah.
·
Low Level Planning (Perencanaan Jenjang
Bawah)
Perencanaan jenjang bawa lebih fokus
terhadap bagaimana cara menghasilkan.
Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada
kegiatan operasional perusahaan
Manajemen pelaksana adalah pihak yang
bertanggung jawab dalam perencanaan jenjang bawa ini
Ø
Syarat
Fungsi Perencanaan
Perencanaan yang baik selayaknya
memenuhi beberapa syarat syarat berikut:
Mempunyai tujuan yang jelas
Sederhana, tidak terlalu sulit dalam
menjalankannya
Memuat analisis pada pekerjaan yang akan
dilakukan
Fleksibel, bisa berubah mengikuti
perkembangan yang terjadi
Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab
dan tujuan yang selaras pada tiap-tiap bagian
Segala sesuatu yang tersedia bisa
dipergunakan secara efektif serta berdaya guna
Ø
Manfaat
Fungsi Perencanaan
Beberapa manfaat dari adanya fungsi
perencanaan, diantaranya :
Bisa membuat pelaksanaan tugas jadi
tepat dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan
yang sama
Dapat menghindari kesalahan yang mungkin
akan terjadi
Memudahkan pengawasan
Menjadi pedoman dasar di dalam
menjalankan kegiatan
B.
Organizing (Fungsi Pengorganisasian)
Organizing (fungsi perencanaan) adalah
pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang dimiliki agar bisa
menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan. Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan
wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan
apa yang sudah direncanakan sebelumnya. Pengorganisasian bisa memudahkan
manajer untuk mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam
menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi.
Tugas apa yang harus dikerjakan ?
Siapa personil yang akan melakukannya ?
Bagaimana tugasnya dikelompokkan ?
Siapa yang harus bertanggung jawab
terhadap tugas tersebut ?
Semua telah ditentukan dalam fungsi
organizing manajemen
Ø
Kegiatan
Organizing
Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan
menetapkan tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang diperlukan
Menetapkan struktur perusahaan yang
menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab
Merekrut, menyeleksi, dan melakukan
pelatihan serta pengembangan tenaga kerja
Menempatkan tenaga kerja pada posisi
yang pas dan paling tepat.
Ø
Unsur-unsur
Organizing
Sekelompok orang yang diarahkan untuk
bekerja sama
Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan
Kegiatan
yang diarahkan untuk mencapai tujuan
Ø
Manfaat
Organizing
Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan
kondisi perusahaan
Menciptakan spesialisasi saat menjalankan
tugas
Personil dalam perusahaan mengetahui
tugas apa yang akan dijalankan.
Ø
Fungsi
Organizing
Pendelegasian wewenang dari manajemen
puncak kepada manajemen pelaksana
Adanya pembagian tugas yang jelas
Mempunyai manajer puncak yang
profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan
C.
Directing (Fungsi Pengarahan)
Directing alias fungsi pengarahan adalah
upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis, sehat agar kinerjanya lebih efektif
dan efisien. Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :
Membimbing dan memberi motivasi kepada
pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien.
Memberi tugas serta penjelasan secara
rutin tentang pekerjaan
Menjelaskan semua kebijakan yang sudah
ditetapkan
D.
Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)
Fungsi pengendalian adalah upaya untuk
menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga
melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan.Kegiatan pada fungsi pengendalian
misalnya:
Mengevaluasi keberhasilan dan target
dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan
Melakukan klarifikasi dan koreksi
terhadap penyimpangan yang ditemukan
Memberi alternatif solusi yang mungkin
bisa mengatasi masalah yang terjadi.
Controlling akan berjalan efektif dengan
memperhatikan hal hal berikut :
Routing (jalur), manajer menetapkan cara
atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak dimana suatu kesalahan
sering terjadi.
Scheduling (penetapan waktu), Manajer
menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan.
Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal
mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu
yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.
Dispatching (perintah pelaksanaan),
adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan.
Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu.
Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan
bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi
kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan kesalahan
Follow Up (tindak lanjut), Manajer
mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan.Tindak lanjut bisa
dengan memberikan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja
melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak
akan terulang kembali
Bentuk pengawasan yang baik adalah
pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan dan sifat atau karakter dari
perusahaan.Sebuah pengawasan yang baik dilakukan dengan tidak menelan banyak
biaya dan bisa menjamin adanya kegiatan perbaikan.Untuk itu, perusahaan perlu
menyiapkan langkah tata pola dan rencana perusahaan sebelum pengawasan
dilaksanakan.
III.
Contoh Kasus Fungsi Manajemen
A. Planning
(Fungsi Perencanaan)
a.
Kegiatan
perencanaan terjadi pada BEM yang akan menetapkan rencana pengadaan kegiatan
pada tahun tersebut. Misalnya BEM Universitas Gunadarma yang merencanakan,
mengatur, dan menetapkan jalan nya acara Olimpiade fakultas ekonomi tahun
2014/2015 yang diikuti seluruh mahasiwa fakultas ekonomi dari berbagai
angkatan.
b.
Merencanakan
konsep dari olimpiade
c.
pengajuan
izin digelarnya olimpiade
d.
menentukan
lomba yang akan diadakan
e.
menghitung
budget yang akan dikeluarkan
f.
pembentukan
panitia
g.
jadwal
dilaksanakannya olimpiade
h.
menentukan
sistem perhitungan juara
i.
menentukan
hadiah yang akan diterima oleh juara
j.
menyiapkan
kebutuhan olimpiade seperti lokasi, alat-alat, konsumsi, dan lain-lain
B. Organizing
(Fungsi Pengorganisasian)
a.
Panitia
pada acara Olimpiade
b.
Menginformasikan
jadwal, lokasi, peraturan, ataupun perubahan-perubahan yang terjadi dalam semua
kegiatan yang dilaksanakan BEM kepada kelasnya masing-masing.
c.
Membantu
keperluan BEM
C. Directing
(Fungsi Pengarahan)
Kegiatan pengarahan
terjadi ketika anggota BEM mengarahkan anggota FKK untuk mengikuti semua yang
sudah direncakan oleh BEM agar mencapai tujuan yang diinginkan. Pengarahan ini
berupa arahan atau pun penunjukan langkah-langkah yang akan dijalani pada
olimpiade tersebut.
Kegitan pengarahan juga
terjadi pada peserta olimpiade, setiap peserta mempunyai satu manajer yang
bertanggung jawab untuk pada tim di setiap lomba. Manajer tersebut mengarahakan
tim nya untuk membentuk strategi yang bagus dalam olimpiade guna memenangkan
setiap perlombaan dan menjadi juara umum.
D. Controlling
(Fungsi Pengendalian / Pengawasan)
Kegiatan pengendalian
terjadi pada anggota BEM yang mengendalikan olimpiade dan anggota FKK agar
tidak keluar dari rencana yang telah ditentukan. Seperti, mengendalikan jalannya olimpiade agar tetap tertib, mengendalikan arus keuangan yang
keluar, mengendalikan peserta yang akan tampil agar tetap nyaman dan tertib dan lain – lain.
IV.
Prinsip-prinsip Manajemen
Prinsip Manajemen -
Menurut Henry Fayol yang mengemukkaan 14 prinsip manajemen antara lain sebagai
berikut...
a. Pembagian Kerja
(Division of Labour)
Pembagian kerja harus
disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja akan
berjalan efektif. Oleh karena itu, pembagian kerja harus didasarkan dari
prinsip the right man in the right place
dan bukan atas dasar like and dislike. Pembagian kerja ini akan meningkatkan
efisiensi pelaksanaan kerja seseorang dalam suatu
organisasi/instansi/perusahaan.
b. Wewenang dan Tanggung
Jawab (Authority and Responsibility)
Wewenang mencakup hak
untuk memberi perintah dan dipatuhi, biasanya dari atasan ke bawahan. Wewenang
ini harus diikuti dengan pertanggungjawaban kepada pihak yang memberikan
perintah.
d.
Disiplin
(Dicipline)
Disiplin mencakup mengenai
rasa hormat dan taat kepada peranan dan tujuan organisasi.
e.
Kesatuan Perintah (Unity of Command)
Setiap karyawan hanya
menerima instruksi tentang kegiatan tertentu hanya dari satu alasan
f.
Kesatuan
Arah (Art of Direction)
Dalam melaksanakan
tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan harus diarahkan oleh seorang
manajemer dengan penggunaan satu rencana.
g. Meletakkan kepentingan Organisasi
dari pada kepentingan sendiri (Sub Ordination
of Individual Interest to General Interest)
h.
Balas Jasa/Pemberian Upah (Remuneration)
Kompensasi untuk pekerjaan
yang dilakukan haruslah adil, baik bagi karyawan maupun dengan pemilik.
i. Sentralisasi/Pemusatan
(Centralization)
Dalam pengambilan
keputusan harus ada keseimbangan yang tepat antara sentralisasi desentralisasi
j. Hierarki
Adanya hierarki akan
menentukan batas kewenangan yang harus dimiliki oleh masing-masing karyawan
dalam perusahaan. Dengan adanya hierarki, setiap karyawan akan mengetahui
kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapatkan perintah.
k.Ketertiban (Order)
Ketertiban dalam
melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama bagi kelangsungan dan kenyamanan
orang bekerja dalam perusahaan.
l. Keadilan dan Kejujuran
(Equity)
Keadilan dan kejujuran
merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dalam
hal ini, harus ada perlakuan yang sama dalam sebuah organisasi.
m. Stabilitas Kondisi
Karyawan
Kestabilan karyawan harus
dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan dengan lancar. Kestabilan
dapat terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan adanya ketertiban
dalam kegiatan
n. Inisiatif (Initiative)
Bawahan harus diberi
kebebasan untuk menjalankan dan menyelesaikan rencana pekerjaan meskipun
beberapa kesalahan mungkin terjadi.
o. Semangat Kesatuan,
Semangat Korps
Setiap karyawan harus
memiliki rasa kesatuan,yaitu rasa senasip dan sepanggungan sehingga menimbulkan
semangat kerja sama yang baik. Manajer yang baik akan mampu melahirkan semangat
kesatuan (esprit de corps ) sehingga karyawan akan memiliki kebanggaan, kesetiaan,
dan rasa memiliki fungsi terhadap perusahaan.
Daftar
Pustaka :
0 komentar: